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Quel modèle d'état des lieux utiliser ?

Whether you are a professional furnished lessor or not, or whether you have opted to  create an SCI , renting out a property requires compliance with several procedures, including the inventory of fixtures . This document, drawn up when the tenant moves in and out, allows you to compare the state of wear and tear of the property and possibly obtain compensation for the landlord in the event of damage.

What is an inventory?  How does an inventory take place?  Which  inventory form should be completed?  Can  an inventory be contested?  Where can I find a  template for an inventory?  We explain everything to you.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

The inventory is a document drawn up jointly and contradictorily by the lessor and the tenant in the context of a  furnished or unfurnished rental  . It allows the contents of the accommodation to be described precisely, but also to assess the dilapidation of each element.

☝️ Good to know  : it is possible to give a  power of attorney for the inventory  to a third party so that they represent one of the absent parties. This will be the case, for example, when the owner mandates a real estate agency to manage the property.

L’état des lieux est rédigé en deux exemplaires identiques. L’un revient au propriétaire, l’autre au locataire.

On distingue l’état des lieux d’entrée de l’état des lieux de sortie.

État des lieux d’entrée

Comme son nom l’indique, l’état des lieux d’entrée est établi au moment de la remise des clés au locataire, c’est-à-dire le jour de la signature du bail. Il sert de référentiel. En effet, au départ du locataire, c’est lui qui sert de base de comparaison avec l’état des lieux de sortie.

État des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie est réalisé au moment du départ du locataire, donc à la restitution des clés au bailleur. Il peut intervenir quelques jours après si besoin, mais il doit se faire rapidement. Il permet d’évaluer l’état actuel du logement et des équipements présents, afin de les comparer avec l’état initial. L’objectif est alors d’identifier d’éventuelles dégradations qui ne relèvent pas de l’usure normale du bien pour la période en question.

📝  Please note  : carrying out an exit inventory is only of interest if an entry inventory has been carried out beforehand. 

État des lieux : obligatoire ou facultatif ?

La loi Alur impose la réalisation d’un état des lieux d’entrée pour les logements à usage d’habitation. Ainsi, l’établissement d’un état des lieux pour un appartement non meublé ou meublé, tout comme pour une maison, est obligatoire à la signature du bail locatif.

Cependant, l’état des lieux pour une location saisonnière n’est pas obligatoire. Il reste toutefois fortement recommandé.

Par ailleurs, l’état des lieux de sortie n’est pas obligatoire, sauf si le contrat de bail prévoit qu’il sera établi un état des lieux d’entrée et un état des lieux de sortie. Tout l’intérêt de l’état des lieux est d’avoir deux documents attestant de l’état d’usure du bien et de ses équipements aux dates clé du contrat de location meublée ou non. Par conséquent, l’établissement d’un état des lieux de sortie est à prévoir.

Modèle d’état des lieux à télécharger gratuitement

Vous êtes à la recherche d’un exemple d’état des lieux conforme ? Téléchargez gratuitement notre modèle d’état des lieux meublé ou notre modèle d’état des lieux de location vide en fonction de vos besoins.

 

☝️ Bon à savoir : si vous recherchez un modèle d’état des lieux de sortie, vous pouvez vous inspirer d’un modèle d’état des lieux d’entrée. Il faudra seulement modifier l’intitulé et les clauses faisant référence à l’entrée dans les lieux du locataire.

💡 Astuce : si vous souhaitez faire de la location saisonnière, vous pouvez sélectionner un modèle d’état des lieux en anglais pour les éventuels touristes qui pourraient séjourner dans votre logement.

Quels sont les avantages de faire un état des lieux ?

Réaliser un état des lieux présente des avantages tant pour le propriétaire que pour le locataire.

État des lieux : les avantages pour le propriétaire

Pour le propriétaire, le document d’état des lieux permet de recueillir la validation expresse du locataire sur l’état d’usure du logement à un moment précis. Ainsi, au départ du locataire, il peut se référer à l’état des lieux d’entrée pour constater d’éventuelles dégradations anormales. S’il avait autorisé le locataire à réaliser des travaux, il peut aussi vérifier qu’ils sont bien conformes à ce qui avait été convenu.

En cas de dégradations anormales, le propriétaire peut prétendre à une indemnisation, et notamment conserver tout ou partie du dépôt de garantie versé à la signature du contrat de location par le locataire.

État des lieux : les avantages pour le locataire

Si l’état des lieux présente des avantages pour le bailleur, il est également protecteur pour le locataire. En effet, à défaut d’état des lieux, le logement est présumé être en bon état. Or, il ne s’agit que d’une présomption légale. 

Par conséquent, il se peut que le logement ne soit pas en aussi bon état que prévu lors de l’arrivée du locataire. De plus, sans état des lieux, le locataire n’aura aucun moyen de prouver que les dégradations constatées à son départ existaient déjà à sa prise de possession des lieux. 

S’il ne peut pas prouver que les dégradations relèvent de l’usure naturelle du logement, le locataire ne pourra pas récupérer son dépôt de garantie. Du moins, pas en totalité.

📝 À noter : si le locataire constate une absence de branchement des compteurs d’eau, de gaz et/ou d’électricité, il a la possibilité d’émettre des réserves sur l’état des lieux d’entrée.

Comment faire un état des lieux conforme ?

Pour faire un état des lieux conforme aux exigences légales, vous devez vous assurer de compléter avec soin le document, mais aussi que le modèle d’état des lieux utilisé reprend bien l’ensemble des mentions obligatoires.

Comment se déroule un état des lieux ?

In principle, the inventory is carried out in the presence of the lessor and the tenant. However, they have the possibility of being represented. Both parties go around each room of the accommodation and note for each room the equipment present and the state of wear.

This therefore makes it possible to check that the equipment indicated in the rental agreement is present in the accommodation.

💡Tip:  discover  the list of  mandatory equipment for renting furnished accommodation !

Generally, a  dilapidation grid is used  to indicate the state of wear of each element described using the following adjectives:

  • nine ;
  • good use;
  • used condition;
  • bad condition.

However, this is not an obligation. In addition, as soon as you notice a defect such as a scratch or a stain, do not hesitate to specify it in the comments.

The inventory must be written. It can be done on paper or on a dematerialized medium. It must allow the comparison between the inventory of fixtures at entry and exit. This is why it is common to use a single document for the inventory of fixtures at entry and exit. In this case, one column indicates “at the tenant’s entry” and another “at the tenant’s exit”.

A duly completed, dated and signed copy must be given to each party.

❓Frequently asked question:  what happens when the tenant leaves?  How does an exit inventory take place?  The exit inventory takes place using the same process and the same terms as the entry inventory.

☝️Good to know  : if the principle is to establish the inventory amicably , the parties can decide to call upon a judicial commissioner to do so. In this case, costs are to be expected.

Quelles sont les mentions obligatoires pour faire un état des lieux ?

L’état des lieux d’un logement locatif doit impérativement comprendre les mentions suivantes :

  • le type d’état des lieux (entrée ou sortie) ;
  • la date ;
  • l’adresse précise du logement ;
  • le nom et les coordonnées du bailleur et du locataire ;
  • le nom et les coordonnées de leur représentant le cas échéant ;
  • le relevé des compteurs d’eau, d’électricité et/ou de gaz ;
  • la remise des clés ;
  • la description précise pour chaque pièce de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, et des équipements et éléments du logement. Vous pouvez inclure des commentaires et éventuellement des photos datées ;
  • la signature des parties.

L’état des lieux de sortie doit également préciser la nouvelle adresse du locataire.

📝 À noter : l’état des lieux d’un meublé doit comprendre l’inventaire des équipements obligatoires. De plus, l’état des lieux de sortie d’un meublé doit valider la présence des équipements, ainsi que leur état d’usure.

Comment modifier un état des lieux ?

Que se passe-t-il si l’état des lieux signé n’est finalement pas conforme à la réalité ? Sachez qu’il est possible de modifier l’état des lieux sous certaines conditions.

Peut-on modifier un état des lieux ?

Oui, il est possible de modifier l’état des lieux après sa signature. En pratique, cela arrive souvent lorsque le locataire constate que des équipements ne fonctionnent pas ou que les éléments ne correspondent pas à ce qui avait été indiqué dans le document.

❓ Question fréquente : peut-on revenir sur un état des lieux de sortie ? Oui, il est possible d’entamer une procédure amiable de contestation en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie. Le courrier doit mentionner les points spécifiques de désaccord et mettre en demeure l’autre partie d’apporter une réponse. Il est aussi possible de porter l’affaire devant la justice.

Quel est le délai pour modifier l’état des lieux ?

La demande de modification d’état des lieux doit être faite dans le délai de 10 jours calendaires à compter de la réalisation de l’état des lieux si elle concerne le logement en lui-même. Ce délai est porté à 1 mois pour les demandes de modification relatives aux éléments de chauffage. Le point de départ du délai est alors la date du début de la période de chauffe.

Dans le cas où le bailleur refuserait les modifications, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.

Que faire en cas de désaccord sur un état des lieux ?

Si le bailleur et le locataire ne parviennent pas à se mettre d’accord sur le contenu de l’état des lieux, il est alors nécessaire de faire appel à un commissaire de justice. Il établit alors un état des lieux litigieux.

La procédure à suivre en cas de désaccord sur l’état des lieux est la suivante :

  1. prouver l’existence d’un réel litige pour faire appel à un commissaire de justice ;

  2. notifier aux parties le passage du commissaire de justice par LRAR au moins 7 jours avant la date de la visite. La présence des deux parties est exigée ;

  3. réaliser le constat locatif. Les parties ne peuvent pas s’opposer aux remarques du commissaire de justice.

Faire appel à un commissaire de justice pour réaliser l’état des lieux entraîne des frais qui sont partagés entre le bailleur et le locataire.

☝️  Bon à savoir : les frais d’état des lieux réalisé par un commissaire de justice sont partagés à parts égales entre le bailleur et le locataire.

Que faire en cas d’absence d’établissement d’un état des lieux ?

Dans certains cas, aucun état des lieux n’a été réalisé. Cela relève généralement de l’une des situations suivantes :

  • le refus du locataire ;
  • le refus du propriétaire ;
  • la négligence des deux parties.

Le refus du propriétaire

En principe, il existe une présomption qui dit que le logement est remis en bon état au locataire. Cependant, si malgré les mises en demeure de ce dernier, le propriétaire refuse de procéder à l’état des lieux, la charge de la preuve est inversée.

Il appartient alors au propriétaire de prouver que le logement était bien en bon état au moment de l’entrée du locataire.

Le refus du locataire

If the tenant refuses to carry out an inventory, in this case the legal presumption applies. The accommodation is deemed to be in good condition upon arrival. He must return the accommodation in the same condition, unless he can demonstrate that when the keys were handed over, the accommodation was already in poor condition.

La négligence des deux parties

Si les deux parties omettent de réaliser un état des lieux, les règles applicables sont les mêmes qu’en cas de refus du locataire. Par conséquent, la présomption de bon état du logement s’applique.

💡 Astuce : besoin d’aide dans la rédaction de vos contrats de location ? Consultez nos fiches pratiques sur le contrat de location non meublée et le bail de location meublée !

Quels recours en cas de litige sur l’état des lieux ?

En cas de litige sur l’état des lieux, il est possible de saisir la commission départementale de conciliation par LRAR. La conciliation peut aussi être ouverte auprès d’un conciliateur de justice. Dans les deux cas, la procédure est gratuite.

Les parties ont également la possibilité de saisir le tribunal pour qu’il statue sur le litige après l’échec de la conciliation ou directement. Cette procédure judiciaire peut entraîner des frais importants (avocat, commissaire de justice, etc.).